받은 카톡 주문, 어디로 옮겨 적고 계신가요: 거래처 주문을 받는 회사들의 5가지 방식과 점검 질문
카톡으로 받은 거래처 주문은 누군가 한 번은 다른 곳으로 옮겨 적습니다. 내부 단톡방, 엑셀, 구글 시트, 손으로 쓰는 발주서, ERP 직접 입력까지 거래처 주문을 받는 회사들이 실제로 쓰는 5가지 방식과 각각 점검해 볼 질문을 정리했습니다.
재고는 엑셀로 관리하는데, 거래처 주문은 카톡으로 들어오고 있지 않나요?
카톡으로 받은 주문은 그대로 끝나지 않습니다. 출고하고, 거래명세서를 끊고, 정산하려면 누군가 한 번은 그 주문을 다른 곳으로 옮겨 적습니다. 문제는 옮겨 적는 그 순간이 아니라, 옮겨 적은 뒤에 생기는 경우가 많습니다.
거래처는 한 번 보낸 주문을 자주 고치거나 덧붙입니다. 카톡에서는 자연스러운 일이지만, 옮겨 적는 쪽에서는 이미 옮긴 주문에 나중에 붙은 말을 놓치기 쉽습니다.
상담에서 만난 거래처 주문을 받는 회사들은 크게 다섯 곳으로 주문을 옮기고 있었습니다. 방식마다 놓치기 쉬운 곳이 조금씩 다릅니다.
① 내부 단톡방에 다시 복사
받은 사람이 거래처 카톡을 내부 단톡방에 복사해 올리면, 경리 담당자가 보고 정리해 출고합니다. 따로 도구가 필요 없어서 가장 쉽게 시작하는 방식입니다.
다만 상담에서는 이 과정에서 누락이나 문제가 많이 생긴다는 이야기를 들었습니다. 복사하는 사람과 정리하는 사람이 달라서, 중간에서 한 번 빠지면 아무도 모르게 됩니다.
복사를 깜빡한 주문을 나중에 찾을 수 있나요?
내부 단톡방에 올라온 주문 중 어디까지 처리했는지 한눈에 보이나요?
② 엑셀로 취합
받은 카톡 주문을 엑셀 시트에 한 줄씩 옮겨 적습니다. 재고 양식이나 출고 양식과 바로 이어 쓸 수 있어서 많이들 씁니다. 위 예시처럼 고친 주문과 추가 주문을 놓치기 쉬운 방식이기도 합니다.
거래처가 주문을 고쳐 보냈을 때, 엑셀의 어느 줄을 고쳐야 하는지 바로 찾을 수 있나요?
같은 주문이 두 번 적히지 않았다는 걸 어떻게 확인하나요?
③ 구글 시트
엑셀과 비슷하지만 여러 사람이 동시에 열어 볼 수 있고, 휴대폰으로도 적을 수 있습니다. 컴퓨터를 거의 쓰지 않고 휴대폰으로만 주문을 정리하는 회사도 있었습니다.
여러 명이 함께 적을 때, 누가 어디까지 옮겼는지 보이나요?
입금 확인이나 승인처럼 중간 단계가 있다면, 그 상태가 시트에 같이 남나요?
④ 손으로 발주서 작성 → 현장 전달
카톡 주문을 보고 담당자가 내부용 발주서를 직접 써서 창고나 현장에 넘깁니다. 현장에서는 그 발주서를 보고 물건을 준비합니다.
상담에서는 발주서를 작성하는 데까지가 매우 오래 걸려서 방법을 찾고 있다는 이야기를 들었습니다.
발주서를 옮겨 적다가 잘못 읽은 품목을 출고 전에 잡을 수 있나요?
원래 카톡 주문과 발주서를 나중에 다시 맞춰 볼 수 있나요?
⑤ ERP에 바로 입력
이카운트 같은 ERP를 쓰는 회사는 카톡 주문을 보고 주문서나 판매 전표에 바로 입력합니다. 옮기는 단계는 가장 짧지만, 거래처가 보낸 표현을 ERP의 품목코드로 바꾸는 일이 남습니다.
상담에서는 거래처마다 줄여 부르는 이름이 달라서 품목을 찾는 데 시간이 든다는 이야기, 주문을 받고 관리하는 일 자체가 어렵다는 이야기를 들었습니다.
담당자가 자리에 없는 날, 그 주문은 누가 입력하나요?
거래처가 부르는 이름과 ERP 품목명이 다를 때, 그 기준이 담당자 머릿속에만 있지는 않나요?
카톡 주문은 생각보다 짧습니다
스택큐브에 붙여넣은 카톡 주문 2,439건(대부분 세 회사)을 세어 보니, 절반이 3줄 이하였고 품목도 절반은 2개 이하였습니다. 열 건 중 아홉 건은 품목 8개 이하였습니다.
한 건 한 건은 금방 옮길 것 같지만, 이런 짧은 주문이 하루에도 여러 번 옵니다. 옮겨 적는 시간은 주문 크기가 아니라 건수만큼 쌓입니다. 어느 방식을 쓰든, 하루에 몇 번 옮겨 적는지 한 번 세어 보시길 권합니다.
정리: 다섯 방식 모두에 던져 볼 질문 세 가지
| 점검 질문 | 아니면 생기기 쉬운 일 |
|---|---|
| 주문이 한곳에 모이는가? | 방·휴대폰을 돌다가 하나를 놓침 |
| 거래처가 고쳐 보낸 주문이 어디에 반영되는가? | 처음 주문대로 출고됨 |
| 누가 어디까지 옮겼는지 보이는가? | 담당자가 없는 날 주문이 멈춤 |
엑셀·구글 시트를 계속 쓴다면: 칸 세 개만 더 두세요
당장 다른 도구를 쓰지 않더라도, 시트에 시각·상태·원래 줄 칸만 더 두면 세 질문에 답할 수 있습니다. 이 칸들이 하는 일은 결국 하나, 주문의 이력을 남기는 것입니다. 언제 받았고, 누가 어디까지 처리했고, 어떤 주문을 고친 건지가 남아야 빠진 게 보이니까요.
그런데 엑셀로 이력을 관리하면 손이 많이 갑니다
막상 해 보면 이 칸들을 계속 지키는 게 쉽지 않습니다.
규칙을 모든 사람이 매번 지켜야 합니다. 바쁜 날 한 명이 덮어써 버리면 그 주문의 이력은 거기서 끊깁니다.
수정이 쌓일수록 줄이 늘어납니다. 원래 주문과 수정 줄을 오가며 최종 수량을 계산해야 하고, 원래 줄 번호도 사람이 찾아서 적어야 합니다.
원문은 카톡에, 정리는 엑셀에 따로 있습니다. 나중에 확인하려면 다시 카톡방을 스크롤해야 합니다.
그래서 건수가 늘면 칸을 더 만드는 것보다, 이력이 저절로 남는 곳에 주문을 모으는 쪽이 덜 지칩니다.
스택큐브에서는 이력이 알아서 남습니다
스택큐브는 카톡·문자·이메일로 받은 거래처 주문을 한 목록에 모아 둡니다. 받은 카톡 주문을 그대로 붙여넣으면 거래처·품목·수량으로 나눠 주문으로 남습니다.
거래처가 "4박스로 바꿔 주세요"라고 다시 보내면, 담당자가 그 주문의 수량을 고치면 됩니다. 새 줄을 만들거나 원래 줄 번호를 찾을 필요가 없습니다.
처음 받은 원문은 주문에 그대로 붙어 있어서 카톡방을 다시 찾지 않아도 됩니다.
누가 언제 무엇을 바꿨는지(예: 수량 3 → 4)는 변경 이력에 자동으로 기록됩니다. 엑셀처럼 규칙을 사람이 지킬 필요가 없습니다.
처리 상태(대기·승인)와 담당자가 주문마다 남아서, 다른 담당자도 어디까지 처리됐는지 볼 수 있습니다.
품목 확정은 담당자가 합니다. 비슷한 규격 중에서 골라야 하는 품목은 'AI 후보'로 남겨 둡니다.
카톡 주문을 받는 방식은 카톡 주문 관리에서, 거래처마다 다르게 부르는 품목을 찾는 방식은 품목 매칭에서 확인할 수 있습니다.
우리 거래처 주문으로도 될까요?
거래처마다 주문을 쓰는 방식도, 자주 쓰는 줄임말도 다릅니다. 지금 옮겨 적고 있는 카톡 주문 몇 개를 기준으로 어디까지 바로 정리되고 어디서 확인이 필요한지 상담에서 함께 확인해 보세요.