카톡으로 받은 거래처 주문, ERP에 다시 입력하지 않는 방법
거래처의 카톡 주문을 엑셀과 ERP에 다시 입력하는 일이 왜 생기는지 살펴보고, 거래처는 카톡을 그대로 쓰면서 본사는 주문 접수부터 품목 매칭, 승인, ERP 전송까지 이어서 처리하는 방법을 정리했습니다.
거래처 카톡방에 “사장님, 지난번 그거 5박스랑 새로 나온 거 10개 내일 오전까지요”라는 주문이 옵니다. 담당자는 답장을 보낸 뒤 대화창을 보며 거래처명, 품목, 수량을 엑셀에 옮기고, 다시 ERP 판매입력 화면에 입력합니다. 같은 주문을 카톡, 엑셀, ERP에서 세 번 다루는 셈입니다.
카톡으로 주문받는 것 자체는 편하지만, 이후 정리 과정에서 일이 늘어나는 경우가 많습니다. 거래처가 빠르고 익숙하게 사용하는 방식이라 바꾸자고 요구하기도 어렵습니다. 그렇다고 카톡 대화를 그대로 ERP에 넣을 수는 없어서 누군가 엑셀이나 ERP 형식에 맞게 다시 정리해야 합니다.
거래처 주문을 카톡으로 받고 엑셀·ERP·매출 관리로 옮기는 데 매일 시간이 든다면, 거래처가 쓰는 방식은 유지하면서 받는 쪽의 재입력을 줄일 수 있습니다. 아래에서는 그 방법을 살펴봅니다. 실제 기능은 카톡 주문 관리 페이지에서 확인할 수 있습니다.
카톡 주문을 엑셀과 ERP에 다시 입력하게 되는 이유
재입력이 생기는 이유는 카톡 대화와 업무에 필요한 주문 데이터가 서로 다른 형태이기 때문입니다.
대화 내용과 주문 데이터의 정리 방식이 다릅니다. 카톡에는 인사, 문의, 주문, 정정이 섞여 이어집니다. 여기서 주문만 골라 거래처·품목·수량·배송지별로 다시 정리해야 합니다.
거래처가 부르는 이름과 내부 품목코드가 다릅니다. 거래처는 “지난번 그거”, “빨간 뚜껑”, “큰 거”라고 말하지만 ERP에는 품목코드와 규격이 있습니다. 둘을 연결하는 일은 담당자의 기억에 의존하기 쉽습니다.
단위와 수량이 헷갈립니다. “5개”가 낱개인지 박스인지, “한 세트”가 몇 개 묶음인지는 거래처마다 다릅니다. 확인하지 않고 입력하면 출고 단계에서 문제가 됩니다.
배송지가 본문 어딘가에 있습니다. “이번엔 2호점으로 보내주세요”처럼 배송지 변경이 대화 중간에 끼어 있으면 놓치기 쉽습니다.
주문이 담당자 개인 카톡에 남습니다. 담당자가 외근 중이거나 퇴사하면 다른 사람은 어떤 주문이 어디까지 처리됐는지 바로 확인하기 어렵습니다.
이 때문에 카톡 주문은 “대화 확인 → 엑셀 정리 → ERP 입력 → 매출 집계”를 거치기 쉽고, 옮겨 적는 단계마다 누락이나 입력 오류가 생길 수 있습니다. 누락과 인수인계 문제는 카톡 주문·전화 발주 누락을 막는 방법과 외근 중 카톡 주문이 ERP까지 못 가는 이유에서 더 자세히 다뤘습니다.
재입력에 드는 시간을 계산해 보세요
카톡 주문을 한 건씩 정리할 때는 시간이 많이 들지 않는 것처럼 보입니다. 하지만 월 단위로 합치면 업무시간에서 차지하는 비중이 커집니다. 아래 수치는 예시이며, 실제 시간은 회사마다 다릅니다.
| 월 카톡 주문 | 건당 정리·재입력 시간 | 월 소요 시간 | 하루 환산 (22일 기준) |
|---|---|---|---|
| 50건 | 6분 | 5시간 | 약 14분 |
| 150건 | 6분 | 15시간 | 약 41분 |
| 300건 | 6분 | 30시간 | 약 82분 |
건당 6분에는 대화에서 주문을 찾는 시간, 품목명을 확인하는 시간, 엑셀과 ERP에 각각 입력하는 시간, 확인 답장을 보내는 시간이 들어갑니다. 여기에 잘못 입력해서 정정하는 시간과 “지난번에 뭐 시켰지?”를 카톡에서 되찾는 시간은 포함되지 않았습니다.
월 150건이면 담당자 한 명이 하루 40분가량을 옮겨 적는 데 쓰게 됩니다. 이 정도라면 담당자의 주의력에 맡기기보다 접수 이후 과정을 손볼 만합니다. 엑셀 중심 운영의 전환 시점은 수발주 시스템 vs 엑셀에서 계산법을 정리했습니다.
거래처 주문 방식은 두고, 접수 이후 과정을 바꿉니다
재입력을 줄이려고 거래처에 “이제부터 발주 앱으로 주문해 주세요”라고 요청해도 모든 거래처가 따라오기는 어렵습니다. 반복 주문을 카톡으로 보내는 데 익숙한 거래처가 많고, 본사가 새 방식을 강하게 요구하기도 쉽지 않습니다. 일부는 앱, 일부는 카톡을 계속 쓰면 관리할 주문 채널만 늘어날 수 있습니다.
그래서 거래처가 주문을 보내는 방식보다 본사가 받은 뒤 처리하는 과정을 먼저 바꾸는 편이 현실적입니다.
거래처는 지금 쓰는 카톡방에서 그대로 주문합니다.
본사는 그 카톡방에 들어온 내용을 별도로 옮겨 적지 않고 주문 데이터로 정리해 받습니다.
담당자는 정리된 내용을 원문과 비교해 확인하고 승인합니다.
승인된 주문은 엑셀이나 ERP에 별도로 재입력하지 않고 넘깁니다.
거래처가 새로 배울 것은 없고, 본사는 주문을 받은 뒤 처리하는 방식만 바꾸면 됩니다. 접수 기준을 먼저 통일해 두면 나중에 반복 주문이 많은 거래처를 발주 포털로 옮길 때도 같은 기준으로 관리할 수 있습니다.
스택큐브에서 카톡 주문을 처리하는 방법
스택큐브는 카톡, 문자, 이메일, 엑셀, PDF, 발주 포털로 들어오는 거래처 주문을 한 목록에 모아 검토·승인하는 B2B 거래처 주문관리 시스템입니다. 카톡 주문은 다음 순서로 처리됩니다.
1. 기존 카톡방을 연결합니다
거래처와 주문하던 개인 채팅방이나 단체 채팅방에 스택큐브 계정을 초대하고, 채팅방 참여자가 발주채널에서 만든 연결 메시지를 한 번 보내면 됩니다. 거래처는 앱을 설치하거나 가입할 필요가 없습니다. 연결한 뒤에는 새 텍스트 메시지와 JPG·PNG 이미지 한 장이 주문 원문으로 발주 목록에 자동 접수됩니다.
2. 카톡 대화를 주문 후보로 정리합니다
AI는 접수된 메시지에서 거래처, 품목, 수량과 단위, 배송지 요청을 찾아 주문 후보로 정리합니다. 거래처별 주문 이력과 품목 별칭을 참고해 내부 품목코드 후보도 제안하므로, “지난번 그거”처럼 짧은 표현은 이전 주문과 비교해 확인할 수 있습니다. 거래처가 부르는 이름을 내부 품목으로 잇는 방식은 품목 매칭에서 설명합니다.
3. 원문과 정리된 내용을 함께 확인합니다
발주 목록에서는 카톡 원문과 AI가 정리한 품목·수량·단가를 한 화면에서 비교할 수 있습니다. 담당자는 후보가 맞는지 확인한 뒤 승인하거나 수정·반려합니다. AI가 정리한 내용은 담당자의 확인을 거쳐야 주문으로 확정됩니다. 처리 상태와 원문도 함께 남아 다른 담당자가 이어서 확인할 수 있습니다.
4. 승인 주문을 ERP로 전송합니다
승인된 주문은 엑셀과 택배 양식에 활용하거나 ERP 입력 데이터로 전송할 수 있습니다. 이카운트를 쓰는 회사는 승인 주문을 이카운트 Open API로 보내고, 주문서입력·판매입력·구매입력 가운데 실제로 쓰는 메뉴를 선택합니다. 검토 전 주문은 전송 대상에서 빠지고, 이미 보낸 주문은 중복 전송되지 않습니다. 주문별 전송 결과도 남기 때문에 실패한 건만 원인을 확인해 다시 보낼 수 있습니다. 자세한 범위는 ERP 연동에서 확인할 수 있습니다.
도입 전에 확인할 점
현재 지원 범위는 다음과 같습니다.
카톡방에서는 텍스트와 이미지 1장(2MB 이하)을 접수합니다. 카톡으로 엑셀·CSV·PDF 발주서가 오면 파일 업로드 화면에서 원문과 함께 처리합니다.
AI가 정리한 주문은 담당자의 검토를 거칩니다. 품목·수량·단가를 확인한 뒤 담당자가 승인해야 주문이 확정됩니다.
현재 ERP 직접 전송은 이카운트를 지원합니다. 더존 연동은 준비 중입니다. 전송에는 이카운트 Open API 인증키, 회사코드, 사용자 ID가 필요하며, 이카운트의 품목코드·거래처코드 기준도 먼저 맞춰야 합니다. 그 밖의 ERP를 쓰는 회사는 승인 주문을 엑셀로 내려받아 기존 방식에 활용할 수 있습니다.
스택큐브가 맡는 범위는 ERP 입력 전 단계입니다. 흩어진 거래처 주문을 접수·정리·승인하고, 재고·회계·정산 기준은 기존 ERP에서 관리합니다.
이카운트를 쓰면서 거래처 주문을 여전히 카톡으로 받고 직접 입력하고 있다면 이카운트 온라인수발주시스템 보완 기준도 함께 참고하세요.
기존 방식과 무엇이 달라지는지
| 업무 | 지금 (카톡 + 엑셀 + ERP 수기) | 스택큐브 연결 후 |
|---|---|---|
| 주문 접수 | 담당자 개인톡·단톡에 흩어짐 | 연결한 채팅방의 새 주문이 한 목록에 자동 접수 |
| 주문 정리 | 대화를 읽고 엑셀에 품목·수량 재입력 | AI가 거래처·품목·수량·단위·배송지 후보를 정리 |
| 품목 확인 | 담당자 기억으로 품목코드 대조 | 거래처별 이력·별칭 기반 품목 후보를 원문 옆에서 확인 |
| 확정 | 답장으로 확인, 기록은 카톡에만 | 승인·수정·반려 상태가 주문별로 남음 |
| ERP·매출 반영 | ERP 화면에 세 번째 입력 | 승인 주문을 엑셀로 내려받거나 이카운트로 전송 |
| 인수인계 | 담당자 대화방을 뒤져야 함 | 다른 담당자도 원문과 처리 상태를 함께 확인 |
이런 팀이라면 검토해 볼 만합니다
다음 조건에 여러 개 해당한다면 카톡 주문을 다시 입력하는 데 드는 시간을 줄일 여지가 있습니다.
거래처·대리점·가맹점이 20곳 이상이고 같은 품목을 반복해서 주문합니다.
월 거래처 주문이 50건을 넘고, 그중 상당수가 카톡·문자로 들어옵니다.
주문 담당자가 매일 카톡 내용을 엑셀이나 ERP에 옮겨 적고 있습니다.
거래처마다 부르는 품목명이 다르고, 단위나 배송지 확인 실수가 반복됩니다.
이카운트 같은 ERP는 쓰고 있지만 주문 접수 단계는 여전히 수작업입니다.
거래처에게 새 주문 방식을 요구하기 어렵습니다.
반대로 월 주문이 10여 건이거나, 거래처가 이미 대부분 발주 포털이나 EDI로 주문하고 있다면 지금 방식으로도 충분할 수 있습니다.
기존 업무와 병행해 먼저 테스트해 보세요
처음부터 모든 카톡방을 연결할 필요는 없습니다. 반복 주문이 가장 많은 거래처 채팅방 두세 곳만 먼저 연결하고, 기존 엑셀·ERP 입력 방식을 그대로 유지한 채 같은 주문을 양쪽에서 처리해 보면 됩니다. 한 달 정도 비교하면 건당 처리 시간과 오류 건수가 얼마나 달라지는지 회사 기준으로 확인할 수 있습니다. 병행 방법은 기존 방식과 병행 테스트에 정리되어 있습니다.
스택큐브는 카드 등록 없이 30일 무료 체험을 시작할 수 있습니다. 카톡방 연결 방식과 샘플 주문이 발주 목록에 어떻게 정리되는지 먼저 확인하고, 이카운트 전송은 테스트서버에서 확인한 뒤 실서버로 전환하면 됩니다.