거래명세서(거래명세표) 양식 엑셀 무료 다운로드와 작성법

거래명세서 양식이 필요하다면 두 가지 중 편한 쪽을 쓰면 됩니다. 엑셀 파일로 두고 계속 쓰려면 엑셀 양식을 받고, 브라우저에서 바로 쓰려면 무료 생성기를 쓰세요. 둘 다 가입이나 이메일 입력 없이 쓸 수 있습니다.

• 👉 거래명세서 엑셀 양식 받기(.xlsx): A4 한 장에 공급받는자 보관용과 공급자 보관용이 함께 인쇄되고, 품목·거래처 목록에서 값을 가져옵니다.

• 👉 거래명세서 무료 생성기 바로 쓰기: 입력하면 공급가액·부가세·합계가 계산되고, 엑셀용 CSV 파일이나 인쇄·PDF로 저장합니다.

이 글에서는 거래명세서(거래명세표) 기재 항목 8가지, 공급가액·부가세 계산 예시로 보는 작성법, 면세 품목·반품·외상처럼 헷갈리는 경우, 엑셀로 만들 때 쓰는 수식, 발급·전달 방법, 세금계산서와의 차이를 차례로 정리합니다.

거래명세서란?

거래명세서는 물건이나 서비스를 공급한 쪽이 공급받는 쪽에 어떤 품목을 몇 개, 얼마에 공급했는지 정리해 전달하는 문서입니다. 거래명세표라고도 부르며, 실무에서는 두 이름을 같은 문서로 씁니다.

납품할 때 물건과 함께 건네거나, 납품 뒤 메일·문자로 보내 거래처가 받은 품목과 수량을 확인하게 하는 용도로 많이 씁니다. 월말에 거래처와 금액을 맞출 때 근거 자료로도 쓰입니다.

법으로 정해진 표준 양식은 없습니다. 거래하는 양쪽이 필요한 항목을 담아 작성하면 됩니다.

거래명세서 양식 무료 다운로드: 엑셀 양식과 온라인 생성기

1. 거래명세서 엑셀 양식(.xlsx) 다운로드

같은 거래처에 자주 보낸다면 엑셀 양식이 편합니다. 스택큐브가 만든 거래명세서 엑셀 양식은 이렇게 구성되어 있습니다.

• A4 한 장에 2부: 위는 공급받는자 보관용, 아래는 공급자 보관용입니다. 위 장만 채우면 아래 장은 같은 내용으로 채워집니다.

• 품목·거래처 목록: 품목 시트에 규격·단위·단가·과세구분을, 거래처 시트에 등록번호·담당자·주소를 적어 두면 거래명세서에서 고르기만 하면 됩니다. 목록에 없는 값은 직접 입력해도 됩니다.

• 면세 품목: 과세구분을 '면세'로 둔 품목은 세액이 0원으로 계산됩니다.

• 전잔액·입금액·잔액: 외상으로 거래한다면 지난 잔액과 오늘 입금액을 넣어 남은 금액을 계산합니다.

2. 온라인 생성기로 바로 작성

한 번만 쓰거나 PC에 엑셀이 없다면 생성기가 빠릅니다. 왼쪽에 공급자, 공급받는 자, 품목과 수량을 입력하면 오른쪽 미리보기에 공급가액·부가세·합계가 바로 계산됩니다.

• 엑셀 CSV 다운로드: 엑셀에서 열어 이어서 고칠 수 있습니다.

• 인쇄 / PDF 저장: 인쇄 창에서 PDF로 저장하면 메일이나 카톡으로 보낼 수 있습니다.

• 부가세율: 직접 바꿀 수 있습니다. 다만 문서 전체에 같은 세율이 적용되므로, 과세 품목과 면세 품목이 섞여 있다면 위 엑셀 양식이 맞습니다.

거래명세서 기재 항목 8가지

정해진 양식은 없지만, 대부분의 거래명세서는 아래 8개 칸으로 나뉩니다.

칸	항목	작성 팁
① 문서 정보	문서번호, 거래일자	문서번호를 날짜와 일련번호로 매기면 나중에 찾기 쉽습니다
② 공급받는 자	상호, 주소, 연락처	거래처 정보가 바뀌었는지 주기적으로 확인합니다
③ 공급자	등록번호, 상호, 성명, 연락처	우리 회사 정보는 한 번 정확히 적어 두고 그대로 씁니다
④ 합계금액	공급가액 + 세액	거래처가 가장 먼저 보는 숫자입니다. 아래 합계와 같은지 확인합니다
⑤ 품목	품목명, 규격, 단위, 수량, 단가	단위(봉, 박스, kg)를 빠뜨리면 수량이 다르게 읽힐 수 있습니다
⑥ 금액	공급가액, 세액	단가가 부가세 포함인지 별도인지 먼저 정합니다
⑦ 외상 잔액	전잔액, 입금액, 잔액	외상으로 거래하는 거래처에만 씁니다
⑧ 확인	인수자 서명, 비고	납품할 때 받는 쪽 확인을 받는 경우에 씁니다

거래명세서 작성법: 공급가액·부가세 계산 예시

식품 유통사 A가 거래처 B에 원두와 컵을 납품한 경우의 예시입니다. 단가는 부가세 별도 기준입니다.

품목명	규격	수량	단가	공급가액
원두	1kg	12봉	18,500원	222,000원
테이크아웃 컵	13oz	30박스	9,600원	288,000원
공급가액 합계				510,000원
부가세(10%)				51,000원
합계				561,000원

• 공급가액 = 수량 × 단가(부가세 별도)

• 부가세 = 공급가액 × 10%

• 합계 = 공급가액 + 부가세

단가가 부가세 포함 가격일 때

부가세 포함 금액을 1.1로 나눈 값이 공급가액이고, 나머지가 부가세입니다. 예를 들어 원두 단가를 부가세 포함 20,350원으로 정했다면 공급가액은 18,500원, 부가세는 1,850원입니다.

거래처마다 단가 기준이 다르면 같은 양식 안에서도 금액이 틀어집니다. 거래처별로 "부가세 별도"인지 "부가세 포함"인지 정해 두고, 거래명세서 단가 칸 제목에도 적어 두면 헷갈리지 않습니다.

면세 품목이 섞여 있을 때

계란처럼 가공하지 않은 식료품은 부가세가 면제되는 품목입니다. 면세 품목은 같은 거래명세서에 적더라도 세액을 0원으로 둡니다.

품목명	수량	공급가액	세액
원두 1kg	12봉	222,000원	22,200원
테이크아웃 컵 13oz	30박스	288,000원	28,800원
계란 30구 (면세)	5판	36,000원	0원
계		546,000원	51,000원

합계금액은 597,000원입니다. 면세 품목은 세금계산서가 아니라 계산서를 발급하는 대상이므로, 과세 품목과 면세 품목을 함께 공급한다면 증빙 발급 방법을 세무 담당자와 확인하세요.

반품이나 수량 정정이 생겼을 때

납품 뒤 일부가 반품되면 반품 수량을 마이너스(-)로 적은 줄을 넣어 금액을 줄일 수 있습니다. 엑셀 양식에도 수량을 -2처럼 넣으면 공급가액과 세액이 마이너스로 계산됩니다.

이미 세금계산서를 발급한 거래라면 거래명세서만 고쳐서는 끝나지 않습니다. 국세청 안내에 따르면 반품(환입)은 환입 금액만큼 음(-)의 수정세금계산서를 환입된 날 다음 달 10일까지 발급합니다(국세청 수정세금계산서 발급방법).

외상 거래: 전잔액·입금액·잔액

매번 바로 결제하지 않고 외상으로 거래하는 거래처라면 거래명세서 아래에 잔액을 같이 적어 두면 월말에 금액을 맞추기 쉽습니다.

• 잔액 = 전잔액 + 오늘 합계금액 − 입금액

• 예: 전잔액 420,000원 + 오늘 561,000원 − 입금 420,000원 = 잔액 561,000원

오늘 잔액은 다음 거래명세서의 전잔액이 됩니다.

부가세가 몇 원씩 안 맞을 때

부가세를 품목마다 계산해 더하는지, 공급가액 합계에 한 번 계산하는지에 따라 몇 원 차이가 날 수 있습니다.

품목	공급가액	품목별 세액(원 미만 버림)
품목 A	12,345원	1,234원
품목 B	6,785원	678원
계	19,130원	1,912원

같은 거래를 합계 기준으로 계산하면 19,130원 × 10% = 1,913원이라 1원이 차이 납니다. 스택큐브 엑셀 양식은 품목별로 원 미만을 버리고, 무료 생성기는 합계에 한 번 계산해 반올림합니다. 어느 쪽이든 거래처와 같은 방식으로 맞춰 두면 됩니다.

거래명세서 엑셀 수식: 직접 만들 때 쓰는 계산식

직접 만든 엑셀 양식을 쓴다면 아래 수식을 칸에 맞게 바꿔 쓰면 됩니다. 셀 주소는 예시입니다.

• 공급가액: =G10*H10 (수량 × 단가)

• 세액: =ROUNDDOWN(I10*0.1,0) (공급가액의 10%, 원 미만 버림)

• 부가세 포함 금액에서 공급가액 구하기: =ROUND(K10/1.1,0). 세액은 포함 금액에서 공급가액을 빼서 구하면 합계가 맞습니다.

• 합계금액: =SUM(I10:I19)+SUM(J10:J19) (공급가액 합계 + 세액 합계)

• 잔액: =D21+F21-I21 (전잔액 + 오늘 합계 − 입금액)

• 한글 금액: ="일금 "&NUMBERSTRING(D8,1)&"원정". "일금 오십육만일천원정"처럼 표시합니다. 한국어판 엑셀에서 쓰는 함수라 다른 프로그램에서는 동작하지 않을 수 있습니다.

거래명세서 발급·전달 방법 비교

거래명세서를 무엇으로 보내는지에 따라 거래처가 확인하는 속도와 나중에 찾는 수고가 달라집니다.

방법	좋은 점	주의할 점
종이(납품 때 동봉)	받는 자리에서 바로 확인하고 서명받을 수 있습니다	잃어버리면 다시 출력해 전달해야 합니다
팩스	팩스로 받는 데 익숙한 거래처에 맞습니다	글자가 흐리게 나오거나 받았는지 확인하기 어렵습니다
이메일(PDF)	파일과 보낸 기록이 메일함에 남습니다	거래처 담당자가 메일을 자주 보지 않으면 확인이 늦습니다
카톡(사진·파일)	빠르고 거래처가 바로 봅니다	대화에 묻혀 나중에 찾기 어렵고, 사진은 숫자가 흐릴 수 있습니다
링크	거래처가 파일을 받지 않고 바로 열어 봅니다	링크를 만들어 주는 도구가 필요합니다

거래명세서와 세금계산서 차이

거래명세서와 세금계산서는 둘 다 거래 금액이 적혀 있어 헷갈리기 쉽지만, 역할이 다릅니다.

구분	거래명세서	세금계산서
성격	거래 내용을 양쪽이 확인하는 문서	부가가치세법에 따른 증빙
발급 의무	법정 의무 없음	과세 대상 재화·용역을 공급한 사업자가 발급
양식	정해진 양식 없음	반드시 적어야 하는 항목이 법으로 정해져 있음
매입세액 공제	거래명세서만으로는 받을 수 없음	공제 근거가 됨

납품이 잦은 거래처라면 한 달 치 공급가액을 합쳐 월합계 세금계산서로 발급할 수 있습니다. 거래처별로 한 달 공급가액을 합쳐 그 달 말일을 작성일로 적고, 공급한 달의 다음 달 10일(토요일·공휴일이면 다음 영업일)까지 발급합니다(국세청 전자(세금)계산서 발급시기). 이때 한 달 동안 보낸 거래명세서 합계가 세금계산서 공급가액과 맞는지 보는 근거가 됩니다.

거래명세서를 보냈더라도 세금계산서는 따로 발급해야 합니다. 세금계산서 발급 대상과 시기는 사업자 유형에 따라 다르므로 국세청 홈택스 안내나 세무 담당자에게 확인하세요.

거래명세서에서 자주 틀리는 부분

거래명세서 실수는 대부분 받은 주문을 옮겨 적는 과정에서 생깁니다.

• 주문받은 내용과 거래명세서가 다르다: 카톡이나 전화로 받은 주문을 거래명세서에 옮겨 적다 보면 수량이나 규격이 바뀌는 경우가 생깁니다. 특히 거래명세서를 만든 뒤에 온 수정 메시지를 놓치기 쉽습니다. 보내기 전에 원래 주문과 한 번 대조합니다.

• 단위가 빠진다: "뚜껑 2"가 2박스인지 2개인지 확인하지 않고 적으면 금액이 크게 달라집니다.

• 부가세 포함·별도가 섞인다: 거래처마다 단가 기준이 다르면 같은 양식 안에서도 금액이 틀어집니다. 거래처별로 기준을 정해 둡니다.

• 거래처 정보가 예전 그대로다: 상호, 주소, 담당자가 바뀐 것을 반영하지 않으면 정산할 때 다시 보내야 합니다.

• 문서번호 없이 파일 이름으로만 관리한다: 거래처가 "지난달 보낸 명세서"를 찾을 때 시간이 오래 걸립니다.

• 보낸 기록이 남지 않는다: 메일이나 카톡으로 보냈는데 거래처가 못 받았다고 하면 언제 무엇을 보냈는지 확인하기 어렵습니다.

거래명세서를 매일 쓰고 있다면

거래명세서에 들어가는 거래처, 품목, 수량, 단가는 대부분 이미 받은 주문에 들어 있습니다. 그런데 주문은 카톡·문자·메일로 받고, 거래명세서는 엑셀이나 양식에 다시 입력하는 경우가 많습니다.

하루 주문이 몇 건일 때는 큰 문제가 없지만, 거래처와 주문이 늘면 같은 내용을 두 번 입력하는 시간과 옮겨 적다 생기는 실수가 함께 늘어납니다. 받은 주문을 지금 어디에 옮겨 적고 있는지부터 점검해 보려면 받은 카톡 주문, 어디로 옮겨 적고 계신가요를 참고하세요.

스택큐브는 카톡·문자·이메일 등으로 받은 거래처 주문을 한 화면에서 확인하고 승인한 뒤, 승인한 주문으로 A4 거래명세서를 만듭니다. 만든 거래명세서는 90일 동안 열리는 링크로 알림톡이나 문자로 보낼 수 있고, 거래처는 가입 없이 링크에서 확인합니다. 보낸 이력도 남습니다.

👉 승인한 주문으로 거래명세서 만들고 보내기

당장은 양식만 필요하다면 거래명세서 무료 생성기에서 바로 작성하거나 엑셀 양식을 받아 쓰면 됩니다.