B2B 폐쇄몰 제작 전 체크리스트: 거래처 전용 주문 사이트와 카톡 발주를 함께 운영하는 법

거래처가 늘면 “우리도 B2B 폐쇄몰을 만들어야 하나?”라는 질문이 나옵니다. 거래처별 단가표를 매번 보내고, 카톡으로 같은 상품을 반복 주문받고, 지난 주문을 찾아 답하는 시간이 늘기 때문입니다. 로그인한 거래처가 필요한 상품과 자기 가격을 보고 직접 주문할 수 있다면 이 반복 업무를 줄일 수 있습니다.

하지만 B2B 폐쇄몰 제작을 일반 쇼핑몰 구축처럼 시작하면 도입 뒤에도 주문이 카톡과 전화에 남는 경우가 많습니다. 화면을 만드는 것보다 먼저 결정해야 할 것은 누가 들어오는지, 누구에게 어떤 상품·가격을 보여줄지, 제출된 주문을 언제 확정할지, 포털을 쓰지 않는 거래처의 주문은 어디에서 처리할지입니다.

이 글은 거래처 전용 주문 사이트를 검토하는 도매·유통·제조팀을 위한 제작 전 체크리스트입니다. 실제 포털에서 필요한 기능은 B2B 발주 포털에서 확인할 수 있습니다.

B2B 폐쇄몰이란?

B2B 폐쇄몰은 승인된 거래처만 로그인해 상품과 가격을 확인하고 주문하는 사이트입니다. 일반 소비자 대상 쇼핑몰과 달리 회원 가입만으로 접근이 끝나지 않습니다. 운영사가 사업자나 계약 관계를 확인하고 거래처 계정을 승인한 뒤, 해당 거래처에 맞는 품목과 가격을 연결하는 과정이 필요합니다.

현장에서는 ‘B2B 도매몰’, ‘거래처 전용 주문 사이트’, ‘발주 포털’, ‘대리점 주문 시스템’ 같은 표현도 함께 씁니다. 이름보다 중요한 것은 아래 세 가지입니다.

• 접근 통제 — 승인된 거래처만 상품과 가격을 본다.

• 거래 조건 반영 — 거래처별 취급 품목, 가격 등급, 주문 단위를 적용한다.

• 주문 이력 — 거래처와 운영팀이 제출·승인 상태와 지난 주문을 확인한다.

따라서 ‘폐쇄몰’은 단순히 비밀번호가 걸린 쇼핑몰이 아닙니다. 거래처 계정, 품목, 가격, 주문 승인이라는 B2B 운영 규칙을 담은 주문 채널에 가깝습니다.

일반 쇼핑몰, B2B 폐쇄몰, 주문 접수 시스템의 차이

구분	일반 쇼핑몰	B2B 폐쇄몰·발주 포털	다채널 주문 접수 시스템
주 사용자	불특정 소비자	승인된 거래처·대리점	주문을 받는 본사 담당자
상품·가격	대체로 모두 공개	거래처별 노출·가격 가능	카톡·이메일 원문을 거래처 조건과 대조
주문 방법	사이트 장바구니	로그인 후 품목 선택·제출	카톡, 이메일, 엑셀, PDF 등 기존 채널
도입 시 변화	구매자가 사이트 사용	거래처가 새 포털 사용	거래처는 기존 방식을 유지할 수 있음
핵심 운영	결제·배송 중심	계정·품목·가격·승인 중심	원문 해석·품목 매칭·검토 중심

세 방식은 서로 대체재라기보다 역할이 다릅니다. 신규 거래처는 포털로 주문하고, 오랫동안 카톡 발주에 익숙한 거래처는 기존 방식을 유지할 수 있습니다. 받는 쪽에서 두 주문을 하나의 검토·승인 목록으로 합치면 채널이 달라도 운영 기준은 같아집니다.

B2B 폐쇄몰 제작 전에 확인할 7가지

1. 가입과 거래처 승인은 누가 하나

가입 즉시 모든 상품과 가격이 보이면 폐쇄몰의 목적이 사라집니다. 사업자등록번호나 기존 고객 코드로 거래 관계를 확인할지, 영업 담당자가 승인할지, 미승인 계정에는 무엇을 보여줄지 정해야 합니다. 한 사람이 여러 지점 주문을 넣거나 하나의 거래처에 구매 담당자가 여러 명인 경우도 계정 구조에 포함하세요.

2. 거래처별 상품과 가격을 어떻게 연결하나

모든 거래처가 같은 카탈로그를 보는지, 계약한 품목만 보는지부터 정합니다. 가격도 공통 도매가, 거래처 등급별 가격, 개별 계약가 중 어떤 기준을 쓸지 결정해야 합니다. 예외 단가가 많다면 누가 언제 수정하고 변경 이력을 어떻게 남길지도 필요합니다.

여기서 중요한 것은 포털 화면보다 품목·가격 기준 데이터입니다. 거래처가 부르는 상품명과 내부 SKU가 다르다면 주문이 들어온 뒤 다시 해석해야 하므로, 먼저 거래처 품목명과 내부 품목코드의 연결 기준을 정리해야 합니다.

3. 주문 단위와 필수 입력 항목이 분명한가

‘5개’가 낱개인지 박스인지, 한 박스 입수가 몇 개인지 불분명하면 포털에서도 오류가 납니다. 최소 주문 수량, 박스·낱개 단위, 규격, 희망 납기일, 배송지, 요청사항 중 무엇을 필수로 받을지 품목별로 정하세요. 거래처가 자주 쓰는 재주문 기능도 지난 주문의 수량을 그대로 복사할지, 현재 가격과 판매 가능 상태를 다시 확인할지 규칙이 필요합니다.

4. ‘주문 제출’과 ‘주문 확정’을 구분했나

B2B 주문은 거래처가 제출했다고 바로 출고가 확정되는 경우만 있는 것이 아닙니다. 재고, 납기, 최소 주문 수량, 계약 가격을 담당자가 확인해야 할 수 있습니다. 따라서 상태를 최소한 제출, 검토 중, 승인, 반려로 나누고 누가 승인하는지 정해야 합니다. 거래처 화면에도 현재 상태와 반려 사유가 보여야 확인 전화가 줄어듭니다.

5. 카톡·전화·이메일 주문은 어떻게 할 것인가

가장 놓치기 쉬운 항목입니다. 새 포털을 열어도 모든 거래처가 첫날부터 바뀌지는 않습니다. 주문 빈도가 낮거나 담당자 연령대가 높거나 현장에서 이동하며 주문하는 거래처는 카톡과 전화가 더 편할 수 있습니다.

이 주문을 별도 엑셀에 계속 옮겨 적으면 포털과 기존 채널이라는 두 개의 장부가 생깁니다. 포털 전환률만 목표로 삼기보다, 포털 주문과 카톡 주문, 이메일·파일 주문이 같은 주문 목록으로 들어오는지를 확인하세요. 전화 주문은 담당자가 원문이나 메모를 남겨 같은 검토 흐름에 올리는 운영 기준이 필요합니다.

6. 결제·세금계산서·정산 범위를 분리했나

B2B 폐쇄몰에 온라인 결제가 반드시 필요한 것은 아닙니다. 거래처가 주문을 제출하고 본사가 승인한 뒤 기존 여신이나 월말 정산 정책을 적용하는 구조도 가능합니다. 카드 결제, 계좌 결제, 세금계산서, 한도 관리, 반품·부분 출고까지 한 번에 넣으려 하면 프로젝트 범위가 급격히 커집니다.

먼저 주문 접수와 승인 범위를 완성하고, 결제가 실제 병목일 때 별도 단계로 검토하는 편이 안전합니다. 결제를 붙인다면 승인 전 결제인지 승인 후 결제인지, 취소와 부분 출고는 어느 시스템에서 처리할지까지 함께 결정해야 합니다.

7. 확정 주문은 ERP에 어떻게 넘기나

폐쇄몰은 ERP를 대체하지 않습니다. 포털이 맡는 범위는 거래처 주문을 받고, 품목·수량·가격을 확인하고, 운영팀이 확정하는 앞단입니다. 확정된 주문을 ERP 입력용 엑셀로 내려받을지, 지원되는 ERP 메뉴로 전송할지, 담당자가 최종 입력할지 정하세요. ERP의 거래처·품목 코드와 포털의 기준 데이터가 연결되지 않으면 마지막 단계에서 다시 수기 입력이 생깁니다.

포털 우선, 기존 채널 유지, 하이브리드 중 무엇이 맞을까

운영 방식	맞는 상황	장점	주의점
포털 우선	거래처 수가 제한적이고 사용 전환을 안내할 수 있음	주문 형식이 처음부터 표준화됨	포털을 쓰지 않는 주문의 예외 처리가 필요
기존 채널 유지	카톡·이메일 비중이 높고 거래처 변화가 어려움	거래처 교육 부담이 작음	받는 쪽의 추출·매칭·검토 체계가 필요
하이브리드	거래처별 주문 습관이 다르고 단계적으로 전환하려 함	포털과 기존 채널을 함께 운영 가능	모든 주문이 한 목록에 모여야 이중 관리가 생기지 않음

대부분의 기존 B2B 조직에는 하이브리드가 현실적입니다. 반복 주문이 많고 품목이 정형화된 거래처 5~10곳부터 포털을 안내하고, 나머지 거래처는 기존 채널을 유지합니다. 한 달 동안 포털 주문률보다 주문당 확인 시간, 누락·중복 건수, 거래처 문의 횟수를 비교하세요.

효과가 확인되면 포털 대상 거래처를 넓힙니다. 사용하지 않는 거래처를 독촉하기보다, 지난 주문 재사용이나 거래처별 가격 확인처럼 포털을 쓸 이유를 제공하는 편이 낫습니다. 기존 방식과 비교하는 기준은 수발주 시스템과 엑셀의 전환 시점에서도 확인할 수 있습니다.

폐쇄몰 제작 업체나 솔루션을 비교할 때 물어볼 질문

• 승인 전 계정은 상품과 가격을 볼 수 없는가?

• 거래처별 취급 품목과 가격 등급을 누가 설정하는가?

• 박스·낱개·규격·최소 주문 수량을 품목별로 제한할 수 있는가?

• 거래처가 주문 상태와 지난 주문을 직접 확인할 수 있는가?

• 운영팀의 검토·승인·반려 과정이 남는가?

• 카톡·이메일·엑셀 주문도 같은 목록에서 처리할 수 있는가?

• 확정 주문을 현재 ERP 업무에 어떤 형식으로 넘길 수 있는가?

• 결제·정산 기능이 기본 범위인지 별도 개발 범위인지 명확한가?

• 기존 주문 방식을 유지한 채 일부 거래처로 시험할 수 있는가?

견적을 받을 때는 ‘폐쇄몰 제작 비용’만 비교하지 마세요. 초기 데이터 정리, 거래처 초대와 교육, 가격 변경 관리, 예외 주문 처리, 운영자 검토 시간까지 포함해야 실제 도입 비용을 볼 수 있습니다.

StackCube로 구성하는 하이브리드 주문 접수

StackCube 발주 포털에서는 승인된 거래처가 로그인해 품목을 장바구니에 담고 배송 정보를 입력해 주문을 제출합니다. 운영팀은 가입을 승인하면서 거래처와 가격 등급을 연결하고, 제출된 주문을 검토해 승인하거나 반려합니다. 거래처는 주문 상태와 지난 주문을 확인할 수 있습니다.

포털을 사용하지 않는 거래처는 기존처럼 카톡, 이메일, 엑셀·PDF 발주서로 주문할 수 있습니다. 들어온 주문은 거래처·품목·가격 후보를 확인한 뒤 같은 주문 목록에서 검토합니다. StackCube는 이 주문 접수·정리·승인 구간을 맡으며, 결제·정산이나 ERP 자체를 대체하지 않습니다.

처음부터 전체 거래처를 옮길 필요는 없습니다. 반복 주문이 많은 거래처 몇 곳과 실제 주문을 골라 기존 방식과 병행 테스트하고, 포털과 기존 채널의 처리 시간을 비교한 뒤 범위를 결정할 수 있습니다.

우리 거래처 주문 방식으로 포털·카톡 병행 흐름 확인하기 →

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